5 Langkah Merencanakan Proyek Hebat

Hal terpenting dalam menyusun dan mengerjakan suatu proyek adalah perencanaan. Dengan adanya perencanaan, setiap karyawan yang memegang dan mengelola proyek dapat mempersiapkan setiap hal, menyelesaikan dengan lebih teratur, dan proyek bisa selesaikan secara efektif dan efisien. Apakah Anda sudah melakukan perencanaan sebelum mengerjakan proyek?

Brian Tracy mengatakan bahwa “The more time you take to think and plan, on paper, the better results you will get, and the faster you will get those results”, artinya semakin banyak banyak waktu Anda gunakan untuk berpikir dan merencanakan di atas kertas, maka semakin baik hasil yang Anda dapatkan dan semakin cepat Anda akan mendapatkan hasil tersebut. Jadi, kini bisa Anda sadari bahwa membuat perencanaan dapat memberikan hasil yang terbaik. Lantas apa saja langkah yang bisa Anda lakukan untuk merencanakan proyek? Mari simak pembahasan di bawah ini.

Menentukan Tujuan Proyek

Langkah pertama adalah Anda menentukan tujuan proyek. Tujuan merupakan target atau pencapaian yang hendak diraih dalam sebuah proyek. Tujuan itu harus ditentukan agar Anda tahu ke mana arah proyek tersebut. Dengan begitu, Anda pun tahu bagaimana cara pengelolaan proyek dan hal apa saja yang harus dipersiapkan untuk mencapai tujuan proyek. Yang harus Anda pastikan adalah menentukan tujuan yang realistis atau masuk akal dan dapat untuk dicapai. Nah, untuk bisa menentukan tujuan Anda perlu mengetahui dan memastikan mengapa proyek tersebut harus dikerjakan dan hasil akhir apa yang diinginkan.

Menentukan Tugas yang Harus Dikerjakan

Langkah kedua setelah Anda menentukan tujuan adalah Anda menentukan tugas atau pekerjaan yang harus dikerjakan. Tentu dalam mencapai suatu tujuan proyek, ada sejumlah tugas yang harus dikerjakan selama proyek berlangsung. Dengan Anda sudah menentukan tugas atau pekerjaan, maka akan semakin jelas apa yang harus Anda dan tim lakukan sehingga tidak ada kebingungan. Dalam menentukan tugas, Anda perlu merincikan hal apa saja yang henda dikerjakan agar tidak ada yang terlewatkan. Selain Anda menentukan tugas, maka Anda perlu mendelegasikan pekerjaan tersebut kepada tim dengan menyesuaikan kapasitas dan kemampuan mereka.

Menyusun Alur untuk Mencapai Tujuan Proyek

Langkah ketiga setelah menentukan tugas adalah Anda menyusun alur untuk mencapai tujuan proyek. Langkah ini perlu dilakukan untuk Anda menentukan setiap alur proses yang harus dilalui seperti alur persiapan kerja, alur pengelolaan proyek, alur prosedur administrasi, dan alur pelaksanaan proyek. Anda harus memastikan alur ini merupakan alur terbaik untuk dilakukan oleh Anda dan tim supaya dapat menjalankan proyek dengan lancar.

Menyusun Jadwal

Langkah keempat setelah menentukan tugas dan alur, kini Anda harus menyusun jadwal pengerjaan proyek. Anda harus menyusun jadwal agar pengelolaan proyek pekerjaan dapat dilakukan dengan waktu yang efektif dan memiliki target waktu untuk meraih tujuan dari proyek tersebut. Anda juga perlu membuat jadwal kerja untuk seluruh karyawan yang terlibat dalam proyek. Tentukan pula berapa lama waktu yang diperlukan dan kapan tenggat waktu yang harus ditepati. Dengan begitu, Anda dan tim mengetahui sisa waktu yang dimiliki untuk menyelesaikan proyek.

Menentukan Estimasi Anggaran

Langkah kelima setelah menyusun jadwal adalah Anda menentukan estimasi anggaran. Hal ini dilakukan agar Anda tahu berapa anggaran yang diperlukan dalam proyek Anda. Selain itu, estimasi anggaran juga dapat membantu Anda menyusun strategi, agar dana yang dikeluarkan jelas kebutuhannya dan tidak melampaui anggaran perusahaan.

Dalam menentukan estimasi anggaran, Anda harus mengetahui dulu apa saja barang yang diperlukan, berapa jumlah barang, dan berapa biaya yang harus dikeluarkan. Jika biaya yang dibutuhkan tidak melampaui anggaran perusahaan, maka keperluan barang tersebut bisa Anda masukan ke dalam estimasi anggaran yang dibuat. Sebaliknya, apabila biaya keperluan tersebut melampaui anggaran, maka Anda perlu memikirkan alternatif penggantinya seperti barang pengganti atau rekomendasi pembeli yang lain.

Itulah lima langkah dalam menyusun perencanaan proyek yang bisa Anda terapkan. Dengan melakukan sejumlah langkah di atas, Anda bisa menyusun rencana proyek dengan baik sehingga Anda pun bisa melakukan pengelolaan yang sesuai, meraih tujuan proyek yang ditentukan; dan dapat menyelesaikan proyek dengan efektif dan efisien. Selamat mencoba.

Share: